Validae Accountancy waardeert het notariaat!
Als voormalig accountant in business binnen het notariaat is Validae Accountancy gespecialiseerd in het notariaat en kan u bij alle werkzaamheden van A tot Z van dienst zijn!
Wettelijke verplichtingen van het notariaat op het gebied van Accountancy
Het notariaat is gereguleerd via wet- en regelgeving:
- Wna: Wet op het notarisambt;
- Bna: Besluit op het notarisambt;
- Rna: Regeling op het notarisambt.
Samen vormt deze wet- en regelgeving de basis voor de aanvullende regelgeving van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) in de vorm van verordeningen, reglementen, besluiten en beleidsregels.
De regelgeving van de KNB is zeer omvangrijk. Hierin wordt onder andere de administratieve organisatie en interne controle binnen het notariskantoor, de zaken/ dossierorganisatie, de administratie van de derdengelden, de archivering van (privé-)bescheiden en het jaarlijkse accountantsonderzoek beschreven.
Volgens de Regeling op het notarisambt is een notaris vanuit zijn publieke functie verplicht om de jaarrekening van zijn kantoor te voorzien van een controleverklaring van een accountant. Alleen bij een klein kantoor is een beoordelingsverklaring toegestaan. De grens tussen een klein en groot notariskantoor wijkt af van hetgeen gebruikelijk is in het Burgerlijk Wetboek.
Of een kantoor klein is wordt bepaald door drie factoren waarbij gedurende de twee voorgaande boekjaren voldaan is aan (in elk geval) twee van de volgende criteria:
- door maximaal vier (kandidaat-) notarissen wordt ondernemersrisico gelopen;
- de netto-omzet is maximaal € 2.500.000 per jaar;
- er zijn maximaal 20 FTE in dienst (dan wel welke op grond van een overeenkomst werkzaamheden verrichten).
De jaargegevens
Deze dienen uiterlijk binnen vier maanden na afloop van het boekjaar te worden ingediend. Het gaat hierbij om de volgende jaargegevens welke voorzien moeten zijn van een accountantsverklaring of -mededeling:
Voor het notariskantoor:
- de verslagstaten;
- de controle- of beoordelingsverklaring bij de verslagstaten dan wel de jaarrekening(en) van het kantoor waarin de controle- of beoordelingsverklaring is opgenomen;
- het rapport van feitelijke bevindingen over de verschillende administratieve eisen conform de Regeling van het notarisambt en hierboven beschreven.
Voor de notaris privé:
- de verslagstaten;
- de samenstellingsverklaring bij de verslagstaten van de buitenmaatschappelijke balans of de holdingbalans dan wel de jaarrekening van het buitenmaatschappelijk deel of de holding waarin de samenstellingsverklaring is opgenomen;
- de samenstellingsverklaring bij de privévermogens- en inkomensopstelling.
Kwartaalgegevens
Naast de jaargegevens dient de notaris de kwartaalgegevens met betrekking tot het kantoor elk kwartaal binnen één maand na afloop van het rapportagekwartaal in te dienen bij het BFT. Naast het samenstellen van de genoemde kwartaalgegevens behoort het samenstellen van maandcijfers ook tot de mogelijkheden van Validae Accountancy.
De toezichthouder van het notariaat, het BFT (Bureau Financieel Toezicht) houdt op de gebieden kwaliteit, integriteit en financiën integraal toezicht op het notariaat. De accountant speelt een rol in zowel het financiële toezicht als in het kwaliteitstoezicht van het BFT. Het is van belang dat het BFT kan beschikken over tijdige, juiste en volledige informatie van de notarissen. Sommige informatie die de notaris aanlevert moet immers voorzien zijn van een accountantsverklaring of –mededeling.
Het ondernemingsplan
Validae Accountancy begeleid u tevens bij het traject van een ondernemingsplan. Conform de wet op het notarisambt (Wna) dient de notaris in een aantal gevallen en ondernemingsplan voor te leggen aan de Commissie van Deskundigen van het notariaat. Het gaat hierbij om: een ondernemingsplan in het kader van de opvolging of vestiging (benoeming bij Koninklijk Besluit) of een ondernemingsplan in het kader van een wijziging van de plaats van vestiging van de notaris.
Het ondernemingsplan dient opgesteld te worden volgens de vereisten welke de Commissie van Deskundigen hieraan stelt. Het zwaartepunt van de toetsing door de Commissie ligt op de bedrijfseconomische- en financiële aspecten van het ondernemingsplan. Niet alleen het notariskantoor wordt getoetst maar ook de financiële positie van de notaris privé en een eventueel groepsverband (associatie).
Bij goedkeuring van het plan door de Commissie van Deskundigen kan de notaris een verzoek tot benoeming indienen bij de KNB, die de aanvraag doorstuurt naar de Minister van Justitie en Veiligheid en de Commissie toegang notariaat (CTN). De CTN adviseert de Minister over de persoonlijke geschiktheid van de aspirant. Bij een positief advies van de CTN aan de Minister kan de notaris bij een Koninklijk Besluit (waarin de vestigingsplaats wordt vastgelegd) worden benoemd.
Bedrijfsopvolging
Bedrijfsopvolging is een actueel thema binnen het notariaat, zeker gezien de leeftijdsopbouw binnen het notariaat. Het ambt van de notaris eindigt op 70-jarige leeftijd. Binnen Nederland is op dit moment meer dan de helft van de notarissen ouder dan 50 jaar en 13 procent is ouder dan 60 jaar. Voor eenmanskantoren wordt het moeilijker om een opvolger te vinden. Om te voorkomen dat er geen geschikte opvolger gevonden wordt, is het van belang om reeds in een vroegtijdig stadium na te denken over bedrijfsopvolging daar een succesvolle opvolging al snel enkele jaren kost. Validae Accountancy kan u adviseren over een optimale administratieve organisatie en het financieel aantrekkelijk maken van het kantoor.
Circulaire Notariaat
Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) stelt ieder jaar een circulaire op voor het notariaat. Met deze circulaire informeert het BFT over de procedure met betrekking tot de indiening van de jaargegevens en de kwartaalgegevens.
